Remboursement de frais de déplacements professionnels : référence au barème des agents de l’État

Publié le 18 Novembre 2024

Les indemnités qu’un employeur alloue à ses travailleurs pour l’utilisation d’une voiture, d’une motocyclette ou d’un cyclomoteur pour des déplacements de service (déplacements professionnels) constituent un remboursement de dépenses propres à l’employeur lorsqu’elles n’excèdent pas les indemnités de même nature allouées par l’État aux membres de son personnel.

De tels remboursements de frais propres à l’employeur ne sont pas imposables dans le chef des travailleurs.

Comment est calculée l’indemnité kilométrique des agents de l’État ?

L’indemnité kilométrique fait l’objet d’une indexation régulière.

Concrètement, la première partie représentant 80 % du montant de l’indemnité kilométrique précédente est multipliée par une fraction dont le dénominateur est la moyenne des indices santé lissés des deux premiers mois des deux trimestres précédents et le numérateur la moyenne des indices santé lissés des deux premiers mois du trimestre précédent.

La deuxième partie représentant 20 % de l’indemnité kilométrique précédente est, quant à elle, multipliée par une fraction dont le dénominateur est la somme des prix officiels mensuels moyens pour l’essence 95 RON E10 et le diesel B7 des deux premiers mois des deux trimestres précédents et le numérateur la somme des prix officiels mensuels moyens pour l’essence 95 RON E10 et le diesel B7 des deux premiers mois du trimestre précédent.

L’indexation de l’indemnité kilométrique est calculée non plus annuellement, mais trimestriellement. De cette façon, les fluctuations des prix du carburant sont compensées plus rapidement. L’État continue toutefois à prévoir une indexation annuelle.

Quel montant ?

Le montant officiel pour la période du 1^er juillet au 30 septembre 2024 est connu : 0,4297 EUR/km (0,34331 + 0,08642 EUR).

Un montant officiel est également fixé pour la période du 1^er juillet 2024 au 30 juin 2025 : 0,4415 EUR.

L’administration fiscale a précisé que tant l’indemnité kilométrique forfaitaire qui est fixée pour un trimestre que l’indemnité kilométrique forfaitaire qui est fixée pour la période du 1^er juillet 2024 au 30 juin 2025 inclus sont considérées comme une norme sérieuse pouvant être prise en compte pour les travailleurs du secteur privé.

Les employeurs qui optent pour l’application du système forfaitaire sur une base annuelle doivent s’y tenir pour l’entièreté de la période du 1^er juillet 2024 au 30 juin 2025 inclus. Ils ne peuvent pas basculer vers le système forfaitaire trimestriel au cours cette période.

Un éventuel basculement vers le système forfaitaire sur une base trimestrielle peut avoir lieu au plus tôt à partir du 1^er juillet 2025.

EXEMPLE

Un travailleur a effectué des déplacements professionnels pour son employeur pour une distance de 45 kilomètres en octobre 2024. Il pourra recevoir une indemnité non imposable de 45 × 0,4297 EUR, soit 19,34 EUR. Si l’employeur opte pour le calcul annuel, il pourra recevoir une indemnité de 45 × 0,4415 EUR, soit 19,86 EUR.

Déplacements professionnels

Le remboursement des frais de déplacements sur la base du barème des agents de l’État ne vaut que pour les déplacements purement professionnels.

Le remboursement des frais de déplacements entre le domicile et le lieu de travail (considérés comme des frais privés du travailleur) fait l’objet d’un autre régime fiscal. Nous y reviendrons dans un autre article.

Article rédigé par Bernard Mariscal - Benefits Expert (Deloitte)

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