Une inspection de l’ONSS en vue ? Préparez-vous au mieux !

Publié le 29 Août 2024

En tant qu’employeur, vous venez de recevoir un courrier de l’ONSS qui vous pose toute une série de questions et vous informe que votre entreprise fait l’objet d’un contrôle. Comment réagir et que faire pour que l’inspection se passe de la meilleure manière possible ?

Un contrôle, pourquoi ?

Depuis quelques années, les autorités belges ont mis la lutte contre la fraude sociale haut dans leurs priorités. Des contrôles sont effectués régulièrement auprès des entreprises afin de garantir le respect des législations sociales, mais également la bonne perception des cotisations ONSS.

Le but principal des contrôles ? Non seulement vérifier et garantir que les employeurs respectent les règles, mais également qu’ils traitent leurs travailleurs correctement.

L’inspecteur contrôle… et conseille !

Outre le contrôle, l’inspecteur a également un rôle important en matière de prévention et de conseil. De nombreuses entreprises commettent des erreurs par simple méconnaissance des règles applicables.

Dès lors, l’inspecteur apportera à l’entreprise un éclairage sur les règles à respecter.

En pratique, que préparer ?

L’inspecteur peut contrôler tous les éléments sociaux de l’entreprise.

Parmi ceux-ci, les éléments les plus fréquemment, voire systématiquement, contrôlés sont :

• le règlement de travail ;
• les contrats de travail ;
• les comptes individuels des travailleurs pour les années contrôlées (l’année, voire les deux ou trois qui précèdent — cela peut aller jusqu’à 5 ans) ;
• l’octroi aux travailleurs de frais de représentation ou de frais propres à l’employeur, de titres-repas, de chèques-cadeaux, d’indemnités diverses ;
• le respect des règles d’octroi des jours fériés et des jours de remplacement de ceux qui tombent un samedi ou un dimanche ;
• le respect des barèmes minimaux de rémunération ;
• le respect des règles en matière d’heures supplémentaires, de sursalaires et de récupération des heures prestées.

Sauf en cas de contrôle éclair, l’entreprise recevra une liste de questions et d’éléments à préparer en vue de l’inspection. Elle est tenue d’y répondre et de transmettre les documents dans les délais requis.

Et si l’entreprise n’est pas en ordre ?

Des sanctions peuvent être appliquées à l’entreprise qui n’est pas en ordre. Ces sanctions peuvent être d’ordre financier (telles que notamment des amendes) ou pénales, pouvant aller jusqu’à la privation de liberté dans les cas les plus graves.

Rares sont cependant les situations où une sanction est appliquée immédiatement. Hormis les situations graves, l’inspecteur laissera en général une période d’adaptation ou de mise en ordre à l’entreprise. Cette mise en ordre peut concerner tant l’avenir que le passé.

C’est uniquement si l’entreprise est récalcitrante, négligente ou refuse de se mettre en ordre que les sanctions seront appliquées.

Une inspection sociale ou de l’ONSS ne doit pas être prise à la légère. Les inspecteurs ont un pouvoir de sanction, mais également un rôle de conseil. Avant le contrôle, il appartiendra à l’entreprise de se préparer au mieux en fournissant les éléments demandés et, après le contrôle, de se conformer aux exigences de mise en conformité formulées.

Article rédigé par Anne Mauhin - Juriste 3.0 - Directrice de Légal PME

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