Dossier banques et copropriétés : Difficultés de terrain des syndics concernant la gestion des comptes des ACP
Publié le 08 Septembre 2023
Etes-vous conscients des difficultés rencontrées sur le terrain par les syndics quant à la gestion des comptes de leurs copropriétés, et plus particulièrement lors des changements de mandataires et transferts de pouvoirs de signatures ? Comment expliquez-vous cela ?
Nous avons pris en compte les retours de nos clients et avons travaillé sur une mise à jour complète de nos procédures. Des développements importants sont prévus cette année, notamment la mise à jour des procédures de gestion des comptes et l’ajout/suppression des mandataires via notre environnement digital sécurisé.
Nous comprenons également l’importance de rester à jour avec les exigences légales en matière de lutte contre le blanchiment d’argent et la protection des données. C’est pourquoi nous avons ajusté notre tarification pour couvrir les investissements nécessaires pour mettre en place des systèmes et des processus conformes à ces exigences. Cela garantit que notre relation avec nos clients est en conformité avec les normes de diligence raisonnable les plus élevées.
Les normes en matière de lutte contre le blanchiment des capitaux et le financement du terrorisme imposent des obligations strictes de vérification d’identité et d’activité aux banques. Par conséquent, les procédures d’identification et d’enregistrement des nouveaux clients et de leurs représentants sont plus longues et plus complexes. En plus du cadre règlementaire, la structure et le fonctionnement des copropriétés contribuent aussi à cette lourdeur administrative. Par exemple, un changement dans l’équipe de gestion du syndic (départ/arrivée) nécessite souvent une adaptation de tous les comptes de toutes ou d’une partie des copropriétés gérées par un syndic professionnel. Ces modifications administratives génèrent beaucoup de travail opérationnel pour les équipes centrales et commerciales de la banque. De plus, on observe de plus en plus de rachats et de fusions parmi les syndics, ce qui complique encore les vérifications et les adaptations à apporter aux rôles des personnes de référence au sein des syndics.
Nous sommes en effet conscients de ces problèmes. Nous considérons que les deux principaux facteurs sont les suivants :
- Les changements fréquents avec les reprises par les syndics et leur représentation de l’ACP qui donnent lieu à des changements de mandataires.
- Pour le syndic dont le personnel gère un grand nombre d’ACP, le départ d’un membre du personnel peut donner lieu à la suppression et à l’ouverture de centaines de procurations. Actuellement, les canaux numériques ne sont pas en mesure de gérer ces changements.
Outre la recherche d’une solution à long terme permettant de poursuivre ce processus par voie numérique, nous avons déjà décidé, à court terme, de centraliser le traitement administratif de l’intégration des nouvelles ACP et de la gestion des ACP existantes au sein d’un service central afin d’améliorer le service à la clientèle. De cette manière, nous comptons améliorer notre service aux syndics grâce à une connaissance et une efficacité accrues du personnel.
Nous sommes conscients qu’il n’est pas toujours aisé pour une ACP de trouver son chemin. Nous avons entendu ces préoccupations. Et nous avons développé une nouvelle solution dédiée aux ACP afin de fluidifier l’expérience client.
Comme vous le savez, pour ouvrir un compte, il est nécessaire d’avoir un acte de base et le règlement de copropriété transcrits à la conservation des hypothèques. Ces documents constituent les statuts de l’association des copropriétaires ; mais aussi la transcription de ces statuts à la Conservation des hypothèques, qui constitue la preuve de l’existence de l’association des copropriétaires, le cachet de la conservation des hypothèques étant suffisant; et enfin, vous avez encore besoin d’un document récent qui démontre expressément la désignation du syndic pouvant gérer les comptes, soit les statuts (pour les bâtiments nouvellement construits), soit un procès verbal de l’assemblée générale (qui date au plus tard de la dernière assemblée des copropriétaires devant avoir lieu chaque année). Ce procès-verbal doit au moins être signé par le président et le secrétaire désignés de l’assemblée générale.
Habituellement, le délai d’ouverture d’un compte au nom d’une copropriété est de 3 à 4 jours. Ce délai varie parfois quelque peu en fonction des pics d’affluence et de la charge de travail du back office mais il peut surtout fortement varier en fonction des documents reçus permettant d’identifier la copropriété et ses copropriétaires (président, trésorier, délégataires...). Là, nous sommes dépendants de la bonne réception des différents documents administratifs (il est important de savoir que nous devons disposer ici des informations financières des 3 dernières années).