Vente ou location : documents d’identification et réglementations applicables

Publié le 05 Septembre 2023

Quels documents d’identification peut-on ou doit-on demander en tant que bailleur, vendeur ou agent immobilier sans enfreindre les différentes réglementations applicables en Belgique en la matière ?

Plusieurs bases légales

En matière de mise en vente ou de mise en location, les propriétaires vendeurs ou bailleurs et leurs mandataires sont confrontés à différentes réglementations qui tantôt imposent tantôt interdisent de réclamer un certain nombre de documents ou d’informations.

Réglementation anti-blanchiment

La réglementation anti-blanchiment impose à l’agent immobilier un devoir de vigilance à l’égard de son client bailleur ou vendeur, mais également à l’égard des candidats locataires ou acheteurs.

En ce qui concerne leurs clients, les agents immobiliers doivent pouvoir les identifier au moyen d’un document probant, dont il doit être pris copie sur support papier ou électronique.

L’identité du client personne physique est vérifiée au moyen de la carte d’identité et, si le client réside à l’étranger, au moyen de son passeport ou de son permis de conduire.

Lorsque le client est une « personne morale », les documents à utiliser (statuts, identification, etc.) sont les statuts coordonnés, les publications au Moniteur belge, le résultat de recherches dans la Banque-Carrefour des Entreprises, sur Companyweb, etc.

En ce qui concerne les candidats acquéreurs et preneurs, c’est-à-dire « la contrepartie », comme les nomme la réglementation blanchiment, l’agent immobilier doit vérifier leur identité au moyen d’une carte d’identité ou de leur inscription au registre des étrangers. Si la partie adverse réside à l’étranger, la vérification de son identité peut également être opérée au moyen de son passeport ou de son permis de conduire.

Codes du logement

RÉGION DE BRUXELLES-CAPITALE

Une récente ordonnance du 20 septembre 2022, entrée en vigueur le 20 mars 2023, apporte des réponses précises et détaillées sur les documents d’identification qui peuvent être réclamés dans le
cadre d’une mise en location.

Avant la visite du bien par le candidat locataire, le bailleur ou son représentant peuvent demander : les nom et prénom du candidat ainsi qu’un moyen de communication avec ce dernier (adresse mail, téléphone, etc.).

Si, après la visite, le candidat est intéressé par le bien et souhaite faire une demande formelle de prise de location, le bailleur ou son mandataire peuvent demander au candidat de communiquer :

• le montant de ses ressources financières (mais, attention, ni l’origine ni la nature du montant des ressources dont dispose le candidat preneur ne peuvent être prises en considération par le bailleur pour exclure un candidat ou le classer dans la pile des indésirables) ;
• une composition de ménage (de manière à vérifier notamment la compatibilité du logement au regard des critères d’habitabilité précisés dans le code du logement).

Enfin, ce n’est que si la candidature a été acceptée et qu’un bail doit être rédigé, que le bailleur ou son mandataire pourront demander :

• « tout document permettant d’attester l’identité du preneur » (nous soulignons) : il s’agira le plus souvent d’une carte d’identité ou d’un passeport (belges ou non), mais une carte de sécurité sociale ou un acte de naissance peuvent suffire pour autant que l’identification soit plausible ;
• une preuve de sa capacité de contracter : il s’agit ici de vérifier si le candidat n’est pas mineur, sous statut protégé, sous administration provisoire, en médiation de dettes, etc. ;
• ainsi que son état civil (marié, cohabitant légal, etc.).

RÉGION WALLONNE

Le décret wallon sur le bail d’habitation précise, quant à lui, que le bailleur ou l’agent immobilier peuvent demander au candidat locataire les informations suivantes ainsi que les documents permettant d’en attester :

• le nom et le prénom du ou des candidats preneurs ;
• un moyen de communication avec le candidat ;
• l’adresse du candidat ;
• la date de naissance ou la preuve de la capacité à contracter ;
• la composition de ménage ;
• l’état civil du preneur s’il est marié ou cohabitant légal ;
• le montant des ressources financières dont dispose le candidat preneur ;
• la preuve du paiement des trois derniers loyers.

RÉGION FLAMANDE

Le décret flamand sur le bail d’habitation ne fournit pas de liste, mais indique que le bailleur et l’agent immobilier peuvent demander à un candidat locataire uniquement les documents nécessaires à la vérification de sa capacité à remplir ses obligations locatives.

Il s’agira notamment des documents prouvant l’identité, le lieu de résidence et les ressources financières du candidat locataire. Il est en revanche interdit de demander des documents permettant d’évaluer l’état de santé ou les antécédents judiciaires du candidat.

En conclusion, le bailleur, le vendeur et l’agent immobilier ont non seulement la possibilité, mais également dans certains cas l’obligation, d’identifier leurs clients et la contrepartie au contrat de vente ou de bail.

Le type de document permettant l’identification des parties varie d’une réglementation à l’autre, mais les obligations imposées à ce titre sont cumulatives.

Il est enfin important d’insister sur le fait que ni les réglementations sur les baux ni les dispositions en matière de blanchiment n’abordent la question de l’autorisation de séjour en Belgique du locataire ou du candidat locataire.

Les réglementations sur les baux d’habitation ne conditionnent pas non plus la validité d’un bail à la question du séjour légal des parties sur le territoire belge.

En conséquence, un ordre de quitter le territoire, dont ferait l’objet le locataire, ne permet pas de considérer que le bail est résolu ou rompu. Le locataire restera donc responsable de l’exécution du bail en cours ou des conséquences de sa rupture.

Article rédigé par Carole De Ruyt, Avocat - Cairnlegal

Day-to-Day de l'agent immobilier N°13 (Septembre 2023) - En collaboration avec