Organisation d'une AG à distance ou en format hybride ? C'est possible.

Publié le 01 Avril 2025

Ces derniers temps, nous avons reçu beaucoup de questions de la part de nos membres au sujet de l’organisation d’une assemblée générale à distance, parmi lesquelles les questions suivantes :

• Est-il légal de tenir une assemblée générale exclusivement en visioconférence ?
• Lorsqu'une assemblée générale est prévue en présentiel, un copropriétaire se trouvant à l’étranger peut-il y participer en visioconférence ? Si oui, son vote peut-il être pris en compte ?
• Quelles sont les modalités légales à respecter pour tenir une assemblée générale à distance ?

Voici ce que nous pouvons d’ores et déjà vous dire à ce sujet.

L’article 3.87, §1er, alinéa 1er, du Code civil, relatif à l’organisation d’une assemblée générale, prescrit que « chaque propriétaire d'un lot fait partie de l'assemblée générale et participe, physiquement ou si la convocation le prévoit, à distance, à ses délibérations ». Il est donc parfaitement possible et légal de tenir une assemblée générale 100% en visioconférence.

Conformément à la disposition légale rappelée ci-avant, la convocation doit expressément le prévoir. Il faut également préciser au sein de la convocation les modalités pratiques de la réunion et préciser comment se connecter au logiciel de visioconférence (nom du logiciel, code d’accès, etc.).

Concernant la tenue d’une assemblée générale hybride (à la fois en présentiel et à la fois en visioconférence), deux observations doivent être faites. Premièrement, la loi ne dit rien quant à la tenue d’une assemblée générale hybride. Elle ne l’autorise pas expressément ; elle ne l’exclut pas expressément. Deuxièmement, comme déjà indiqué, la convocation doit le préciser.

Il n’existe, a priori, pas d’inconvénient à ce qu’une telle assemblée générale hybride se tienne. Ni à ce qu’un copropriétaire qui en fait la demande, après la convocation, soit autorisé à y participer à distance, même si la convocation n’a pas prévu expressément cette possibilité.

En tout état de cause, les autres dispositions légales devront être respectées. Par exemple, en cas d’assemblée générale à distance, le procès-verbal devra être signé à distance numériquement (le propriétaire doit pouvoir être identifié numériquement). Il est aussi requis que le vote soit individualisé. Le copropriétaire participant à distance devra donc être invité à compléter, par exemple, un commentaire sur la plateforme de visioconférence, pour préciser son vote, résolution par résolution. De son côté, le syndic devra veiller à tout conserver au minimum pendant un délai de quatre mois après la tenue de l’assemblée générale.

La pratique recommande par ailleurs de placer dans la salle de réunion un écran sur lequel les copropriétaires absents physiquement peuvent être vus. Une webcam doit permettre aux copropriétaires de voir la réunion à distance. Ainsi, les copropriétaires ont une vue d’ensemble des personnes présentes, chacun peut participer aux débats et voter le cas échéant. Il faut veiller à disposer d’un système fiable permettant d’éviter toute interruption dans la transmission de ces images.

Nous restons, bien évidemment, à votre entière disposition pour tout complément d’information via federia@federia.immo