Les données de performance financière d’une copropriété

Publié le 18 Décembre 2023

Des informations indispensables à sa bonne gestion

Depuis 1994, une association de copropriétaires dispose de la personnalité juridique, et le législateur lui a imposé un processus de fonctionnement bien précis à travers la présence obligatoire d’organes que sont les assemblées générales, le syndic, le commissaire aux comptes et le conseil de copropriété (ce dernier pour les associations de copropriétaires composées de plus de vingt lots principaux).

Les réformes de 2010 et de 2018 ont encore renforcé ce mécanisme de manière à rendre le fonctionnement des copropriétés plus transparent, mais également en sensibilisant les copropriétaires à la réalisation de travaux.

En outre, la loi garantit aux copropriétaires la sécurité juridique de leur foncier en leur permettant au besoin d’initier des procédures judiciaires spécifiques.

Modèle économique basé sur la répartition des charges relatives aux parties communes, une copropriété doit disposer d’une comptabilité visant à permettre à chaque copropriétaire d’identifier au moins une fois par an le montant de sa participation financière individuelle dans la copropriété. La législation impose également au syndic de produire un bilan financier et pour les copropriétés de plus de vingt lots, de tenir la comptabilité à partir d’un plan comptable normalisé.

Nous sommes dès lors très loin des usages d’avant 1994, où le syndic était, et sous réserve des dispositions contenues dans les statuts ou des dispositions prises par les assemblées générales, libre de présenter les comptes financiers de la copropriété selon ce qu’il voulait bien montrer.

En imposant la production d’un bilan financier, le législateur s’est rapproché des usages d’une entreprise commerciale, avec la volonté que chaque association de copropriétaires dispose de la capacité à répondre aux dépenses régulières (fonds de roulement) et à faire face à des dépenses de travaux, de manière à assurer une pérennité des installations (fonds de réserve). Dans la foulée, il a contraint le syndic, en charge de l’établissement des comptes, à produire au moins une fois par année, la situation des comptes individuels de chaque copropriétaire et à informer les copropriétaires des dettes de l’association à l’égard des tiers et des fournisseurs. La présentation des comptes est rendue obligatoire en assemblée en vue d’en recevoir approbation, le travail du commissaire aux comptes apportant aux copropriétaires la certitude de la bonne tenue des comptes.

Mais au-delà de ses aspects formels, la comptabilité d’une association de copropriétaires renferme une multitude d’informations pertinentes qui doivent être connues des copropriétaires, ce qui n’est pas toujours le cas dans bon nombre de copropriétés.

Ainsi, la comptabilité d’une association de copropriétaires dispose de données comptables utiles pour déterminer sa performance économique. Celle-ci permet, à travers les décisions prises en assemblée générale, de répondre à une qualité de confort des habitants, à assurer une pérennité, voire une rentabilité du capital foncier de chaque copropriétaire, le tout dans un contexte économique et financier prévisible.

Les éléments de contre-performance au sein d’une copropriété peuvent s’illustrer de la manière suivante :

• une copropriété disposant d’un fonds de roulement trop faible aura pour conséquence que le syndic ne pourra pas payer les factures dues aux fournisseurs, et ces derniers seront peu enclins à répondre aux sollicitations de la copropriété ou tarderont à le faire ;
• les copropriétaires qui ne s’acquittent pas à bonne date du paiement de leurs charges rendent impossible l’exécution des décisions prises par l’assemblée générale et d’entamer rapidement les travaux, à défaut pour le syndic de disposer des fonds. Rappelons que le Code de déontologie des agents immobiliers agréés par l’IPI leur fait interdiction de passer commande sans disposer des liquidités ;
• malgré le fait que le législateur ait imposé aux associations de copropriétaires de disposer d’une gestion financière distinguant les fonds destinés à la réserve pour travaux de ceux destinés au paiement des charges courantes, de très nombreuses copropriétés, par la voie de leur syndic, font usage de leur trésorerie récoltée auprès des copropriétaires à titre de fonds de réserve afin de payer les charges courantes ou financent les carences liées au recouvrement des charges par les dits fonds. Ce type de confusion est perçue très négativement par les copropriétaires, car elle fait naître de la méfiance dans le processus de fonctionnement interne de la copropriété et les rend frileux à l’idée de constituer des épargnes au sein de la copropriété, voire d’approuver la réalisation de travaux dans la copropriété.

Les effets négatifs de la sous-capitalisation financière des copropriétés se sont encore aggravés avec la crise énergétique actuelle, car certaines, en état de réelle précarité énergétique, ne disposent même plus de la capacité financière à investir dans des travaux susceptibles de réduire leur consommation énergétique.

Quelle solution peut-on envisager ?

La gestion comptable d’une copropriété ne doit plus s’arrêter à l’encodage des factures et à la répartition des charges entre les copropriétaires, mais doit être considérée comme un réel instrument de mesure visant à vérifier si elle est suffisamment capitalisée, comme le serait une entreprise commerciale qui, à un moment de l’année, se voit dans l’incapacité de payer ses fournisseurs malgré un carnet de commandes bien rempli.

Si le législateur a imposé au syndic d’adresser avec la convocation à l’assemblée générale annuelle un budget portant sur les charges courantes, celui-ci doit tenir compte non seulement des charges exposées sur les années antérieures, mais également des conséquences liées à l’inflation, ce document étant l’axe central de l’organisation financière de la copropriété.

Exemple

Dès lors, et dans l’hypothèse où, à titre d’exemple, une copropriété doit faire face à des dépenses annuelles d’une valeur de 10 000 EUR, identifiées par son budget, et que le syndic édite trimestriellement des décomptes des charges sur la base des frais exposés, un fonds de roulement d’une valeur de 5/12es est à prévoir soit ± 4 200 EUR (trois mois = périodicité d’édition des comptes + un mois = période de rédaction + un mois = délai de paiement par les copropriétaires de leurs charges).

Ce type de calcul doit être effectué chaque année. L’assemblée générale reste toutefois souveraine d’adapter ou non la valeur de son fonds de roulement. Des dispositions d’actualisation automatiques pourraient être même introduites dans les statuts.

D’autres types de contrôle sont à réaliser, comme par exemple l’édition de perspectives de trésorerie entre les dépenses et les sorties mensuelles, le niveau d’endettement de la copropriété, le risque de non-paiement des charges dans les délais par une série de copropriétaires, une évaluation objective des créances douteuses, voire irrécouvrables, qui devront être un jour apurées par une répartition de la charge entre les copropriétaires.

Associée à l’édition d’un bilan énergétique identifiant les consommations privatives, l’analyse des données financières de la copropriété constitue la première référence utile de manière à donner à la copropriété les moyens d’atteindre ses objectifs et surtout, de pouvoir anticiper les aléas possibles liés à la propriété d’un bien immobilier. Ces éléments sont déterminants pour mesurer la performance de la copropriété.

Les compétences du syndic sont ainsi une nouvelle fois sollicitées, car il est le seul à pouvoir mettre en place les procédures de contrôle analytique des données financières, et à sensibiliser les copropriétaires à y adhérer en prenant les dispositions utiles. Il sera aidé par l’usage de logiciel de gestion, pour autant qu’une communication pertinente, voire une pédagogie à l’attention des copropriétaires soit organisée sur le fonctionnement d’une association de copropriétaires.

Article issu du Forum de l’Immobilier (Mars 2023 - N°49) et rédigé par Jean-Pierre Lannoy - Administrateur provisoire de copropriété et Président du CEFIM